Berita

Memulai usaha merupakan salah satu langkah penting bagi seseorang yang ingin membangun sumber penghasilan sekaligus menciptakan kemandirian finansial. Namun, memulai bisnis bukan hanya tentang memiliki modal dan menjual produk. Seorang pengusaha perlu mempersiapkan identitas usaha, mengatur keuangan, mencatat transaksi, serta membuat laporan yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Di era digital saat ini, berbagai aplikasi akuntansi dapat membantu pelaku usaha melakukan pembukuan dengan lebih mudah dan sistematis. Pembukuan yang sebelumnya dilakukan secara manual menggunakan buku atau spreadsheet kini dapat dilakukan secara digital sehingga transaksi dapat dicatat dan laporan keuangan dapat dibuat dengan lebih cepat.

Bagi Anda yang sedang merencanakan untuk memulai usaha, berikut adalah beberapa langkah-langkah memulai usaha yang dapat dilakukan sejak awal.

 1. Lengkapi Identitas Usaha dan Periode Pembukuan

Langkah pertama adalah menentukan identitas usaha secara jelas. Identitas tersebut dapat meliputi nama usaha, alamat, jenis usaha, bidang kegiatan, serta informasi lain yang diperlukan. Identitas usaha penting karena akan digunakan dalam berbagai dokumen bisnis dan administrasi. Selain itu, sejak awal sebaiknya Anda menentukan periode pembukuan, misalnya pembukuan dilakukan berdasarkan periode bulanan dari Januari sampai Desember. Pemisahan antara keuangan pribadi dan keuangan usaha juga sangat penting. Kesalahan yang sering terjadi pada usaha kecil adalah mencampurkan uang pribadi dengan uang bisnis. Kondisi tersebut dapat menyebabkan pemilik usaha kesulitan mengetahui berapa sebenarnya keuntungan yang diperoleh. Oleh karena itu, sebaiknya usaha memiliki rekening atau kas khusus untuk kegiatan operasional bisnis. 

2. Menentukan dan Menyiapkan Akun Perkiraan

Setelah identitas usaha disiapkan, langkah berikutnya adalah melakukan setting akun perkiraan. Akun perkiraan merupakan bagian penting dalam pembukuan karena digunakan untuk mengelompokkan transaksi keuangan. Secara umum, akun dapat terdiri atas kas, bank, piutang, persediaan, aset tetap, utang, modal, pendapatan, serta berbagai jenis biaya. Misalnya, sebuah usaha perdagangan dapat memiliki akun seperti: Kas Bank Piutang usaha Persediaan barang Peralatan Utang usaha Modal Penjualan Harga pokok penjualan Beban listrik Beban internet Beban transportasi Beban gaji Beban operasional lainnya Dengan adanya pengelompokan akun yang baik, transaksi menjadi lebih mudah dicatat dan laporan keuangan dapat memberikan informasi yang lebih jelas mengenai kondisi bisnis. Penggunaan aplikasi akuntansi dapat membantu proses ini karena akun-akun tersebut dapat disusun dalam sistem dan digunakan secara berulang dalam pencatatan transaksi.

3. Mengisi Saldo Awal Neraca

Jika usaha sudah berjalan sebelum menggunakan aplikasi akuntansi, Anda perlu memasukkan saldo awal neraca. Saldo awal menggambarkan posisi keuangan usaha pada saat mulai menggunakan sistem pembukuan. Contohnya, apabila pada awal periode usaha memiliki kas sebesar Rp10 juta, persediaan Rp15 juta, peralatan Rp20 juta, dan utang Rp5 juta, maka data tersebut perlu dimasukkan sebagai saldo awal. Saldo awal harus disiapkan secara benar karena akan menjadi dasar bagi sistem dalam menghasilkan laporan keuangan periode berikutnya. Apabila saldo awal tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya, laporan keuangan yang dihasilkan juga berpotensi tidak akurat. Karena itu, sebelum melakukan input saldo awal, sebaiknya pemilik usaha melakukan pemeriksaan terhadap kas, rekening bank, persediaan, piutang, utang, aset, dan modal.

4. Mengisi Card File dan Saldo Awal

Langkah berikutnya adalah menyiapkan card file atau data master yang diperlukan dalam kegiatan usaha. Card file dapat berisi informasi mengenai pelanggan, pemasok, barang atau jasa, rekening bank, serta data lain yang berhubungan dengan transaksi bisnis. Sebagai contoh, sebuah usaha perdagangan perlu memiliki daftar pelanggan dan pemasok. Setiap pelanggan dapat diberikan identitas atau kode tertentu sehingga transaksi penjualan dan piutang dapat ditelusuri dengan mudah. Begitu juga dengan pemasok. Data pemasok akan membantu perusahaan mengelola transaksi pembelian dan utang usaha. Untuk usaha yang memiliki persediaan, data barang juga perlu dipersiapkan. Informasi tersebut dapat meliputi kode barang, nama barang, satuan, harga beli, harga jual, serta jumlah stok. Pengelolaan data master secara sistematis akan membuat proses pembukuan menjadi lebih tertib dan mengurangi kesalahan pencatatan.

5. Input Transaksi dan Lakukan Record Secara Rutin

Setelah sistem pembukuan siap, langkah paling penting adalah melakukan input transaksi dan record secara rutin. Setiap transaksi bisnis sebaiknya dicatat segera setelah terjadi. Transaksi tersebut dapat berupa penjualan, pembelian, penerimaan kas, pembayaran utang, pembayaran biaya operasional, penerimaan piutang, maupun transaksi lainnya. Jangan menunda pencatatan terlalu lama. Semakin banyak transaksi yang menumpuk, semakin besar kemungkinan terjadi kesalahan atau transaksi terlupakan. Sebagai contoh, ketika usaha melakukan penjualan sebesar Rp2 juta, transaksi tersebut harus dicatat sesuai dengan metode pembayaran dan jenis transaksi yang terjadi. Jika pelanggan membeli secara kredit, transaksi tersebut akan berkaitan dengan piutang. Sementara jika pembayaran dilakukan secara tunai, transaksi akan memengaruhi kas. Dengan menggunakan aplikasi akuntansi, pencatatan transaksi dapat dilakukan secara lebih terstruktur. Data transaksi yang sudah dicatat kemudian dapat digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan keuangan.

6. Lakukan Kustomisasi Laporan-Laporan

Langkah terakhir adalah melakukan kustomisasi laporan keuangan sesuai dengan kebutuhan usaha. Laporan keuangan bukan hanya digunakan untuk mengetahui apakah bisnis mendapatkan keuntungan atau mengalami kerugian. Informasi dalam laporan keuangan juga dapat membantu pemilik usaha mengambil keputusan. Beberapa laporan yang penting antara lain: Laporan laba rugi Neraca atau laporan posisi keuangan Laporan arus kas Laporan piutang Laporan utang Laporan persediaan Laporan penjualan Laporan pembelian Laporan biaya operasional Setiap jenis usaha memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. Oleh sebab itu, laporan dapat disesuaikan agar informasi yang ditampilkan benar-benar relevan dengan kebutuhan pemilik usaha. Misalnya, pemilik toko membutuhkan informasi mengenai penjualan dan persediaan secara rutin. Sementara usaha jasa mungkin lebih membutuhkan informasi mengenai pendapatan jasa, biaya operasional, piutang pelanggan, dan arus kas.

Mengapa Pembukuan Penting bagi Usaha?

Banyak pelaku UMKM beranggapan bahwa pembukuan hanya diperlukan oleh perusahaan besar. Padahal, pembukuan justru sangat penting bagi usaha kecil dan menengah. Dengan pembukuan yang baik, pemilik usaha dapat mengetahui berapa omzet, biaya, laba, aset, utang, dan modal usaha. Informasi tersebut membantu pemilik dalam menentukan strategi bisnis. Pembukuan juga dapat membantu ketika usaha membutuhkan tambahan modal. Catatan keuangan yang rapi dapat menjadi salah satu bentuk dokumentasi mengenai kondisi bisnis. Selain itu, pembukuan membantu pemilik usaha menghindari keputusan berdasarkan perkiraan semata. Sebagai contoh, omzet yang tinggi belum tentu menunjukkan bahwa bisnis menghasilkan laba besar. Bisa saja biaya operasional dan harga pokok penjualan juga tinggi. Karena itu, pemilik usaha perlu melihat laporan keuangan secara berkala. Gunakan Aplikasi Akuntansi untuk Mempermudah Pembukuan Memulai pembukuan dengan cara manual memang masih memungkinkan, tetapi ketika jumlah transaksi semakin banyak, proses tersebut dapat menjadi lebih rumit. Penggunaan aplikasi akuntansi dapat menjadi solusi untuk membantu mengelola transaksi dan menghasilkan laporan keuangan secara lebih praktis.

Dengan sistem pembukuan digital, pelaku usaha dapat mengurangi pekerjaan administrasi yang berulang dan memiliki data keuangan yang lebih terorganisasi. Namun, penggunaan aplikasi saja belum cukup. Sistem harus disiapkan dengan benar, mulai dari pengaturan akun, saldo awal, data pelanggan dan pemasok, persediaan, hingga prosedur pencatatan transaksi. Di sinilah pendampingan dari tenaga profesional di bidang akuntansi dapat memberikan manfaat. Kesalahan setting pada awal penggunaan aplikasi dapat memengaruhi laporan keuangan berikutnya. Kesimpulan Memulai usaha tidak hanya membutuhkan produk yang bagus dan strategi pemasaran, tetapi juga membutuhkan pengelolaan keuangan yang tertib sejak awal. Enam langkah utama yang dapat dilakukan adalah melengkapi identitas usaha dan periode pembukuan, melakukan setting akun perkiraan, mengisi saldo awal neraca, menyiapkan card file dan saldo awal, melakukan input transaksi secara rutin, serta mengatur laporan sesuai kebutuhan usaha. Dengan dukungan aplikasi akuntansi, proses pembukuan dapat dilakukan secara lebih sistematis sehingga pemilik usaha memiliki informasi keuangan yang lebih mudah dipahami.

Jika Anda sedang memulai usaha atau ingin memperbaiki sistem pembukuan bisnis yang sudah berjalan, Kantor Jasa Akuntan (KJA) Idris Asmuni dapat membantu dalam penataan pembukuan dan implementasi aplikasi akuntansi agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.