Berita

Perkembangan teknologi digital membuat pengelolaan keuangan perusahaan semakin mudah dilakukan. Jika sebelumnya pencatatan transaksi dilakukan menggunakan buku atau spreadsheet, saat ini tersedia berbagai software akuntansi yang dapat membantu perusahaan mencatat transaksi, mengelola keuangan, dan menghasilkan laporan secara lebih cepat.

Namun, banyaknya pilihan software akuntansi di pasaran sering membuat pemilik usaha bingung dalam menentukan pilihan. Setiap aplikasi menawarkan fitur, harga, dan keunggulan yang berbeda. Software yang cocok untuk satu perusahaan belum tentu sesuai dengan perusahaan lainnya.

Oleh karena itu, sebelum membeli atau berlangganan software akuntansi, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa hal agar aplikasi yang dipilih benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis.

1. Kenali Kebutuhan Bisnis Anda

Langkah pertama dalam memilih software akuntansi adalah memahami kebutuhan perusahaan. Jangan memilih aplikasi hanya karena sedang populer atau memiliki banyak fitur.

Buatlah daftar kebutuhan utama perusahaan. Misalnya, apakah perusahaan membutuhkan pencatatan penjualan, pembelian, kas dan bank, piutang, utang, persediaan, aset tetap, hingga laporan keuangan?

Untuk UMKM sederhana, fitur pencatatan transaksi dan laporan keuangan mungkin sudah cukup. Namun, perusahaan yang memiliki banyak transaksi atau beberapa cabang mungkin membutuhkan fitur yang lebih lengkap.

Dengan mengetahui kebutuhan sejak awal, perusahaan dapat menghindari pembelian software yang terlalu kompleks atau justru tidak mampu memenuhi kebutuhan operasional.

2. Perhatikan Kelengkapan Fitur

Setelah mengetahui kebutuhan, periksa fitur yang tersedia pada software akuntansi.

Beberapa fitur yang umumnya penting antara lain:

• Pencatatan transaksi penjualan dan pembelian
• Pengelolaan kas dan rekening bank
• Pengelolaan piutang dan utang
• Pengelolaan persediaan
• Pembuatan invoice
• Penyusunan laporan laba rugi
• Neraca
• Laporan arus kas
• Pengelolaan aset tetap
• Pengelolaan pajak
• Multi-user
• Multi-cabang
• Backup data
• Ekspor data dan laporan

Tidak semua perusahaan membutuhkan seluruh fitur tersebut. Yang terpenting adalah memastikan fitur utama yang dibutuhkan tersedia dan dapat digunakan dengan mudah.

3. Pilih Software yang Mudah Digunakan

Software akuntansi seharusnya membantu pekerjaan, bukan justru membuat pekerjaan menjadi lebih rumit.

Perhatikan tampilan aplikasi, navigasi menu, proses input transaksi, serta kemudahan dalam memperoleh laporan. Pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknologi yang kuat juga sebaiknya dapat memahami fungsi dasar aplikasi setelah mendapatkan pelatihan.

Sebelum membeli, jika tersedia, manfaatkan versi trial atau demonstrasi. Cobalah memasukkan beberapa transaksi sederhana dan lihat apakah prosesnya mudah dipahami.

Kemudahan penggunaan sangat penting karena keberhasilan sistem akuntansi tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan software, tetapi juga oleh kemampuan pengguna dalam mengoperasikannya.

4. Periksa Keamanan Data

Data keuangan merupakan salah satu aset penting perusahaan. Oleh karena itu, keamanan harus menjadi pertimbangan utama ketika memilih software akuntansi.

Tanyakan bagaimana penyedia software menyimpan data, bagaimana sistem backup dilakukan, dan bagaimana akses pengguna dikendalikan.

Jika software menggunakan sistem berbasis cloud, perusahaan juga perlu mengetahui bagaimana data dilindungi dan siapa saja yang dapat mengaksesnya.

Fitur seperti pengaturan hak akses pengguna juga penting, terutama bagi perusahaan yang memiliki beberapa karyawan. Tidak semua pengguna harus memiliki akses terhadap seluruh informasi keuangan.

5. Pertimbangkan Biaya Secara Keseluruhan

Harga software bukan satu-satunya biaya yang perlu diperhatikan.

Perusahaan perlu menghitung seluruh biaya yang mungkin muncul, seperti biaya langganan, lisensi, implementasi, pelatihan, pemeliharaan, dukungan teknis, integrasi, serta pengembangan tambahan.

Software dengan harga murah belum tentu menjadi pilihan paling ekonomis apabila membutuhkan banyak biaya tambahan.

Sebaliknya, software dengan harga lebih tinggi dapat menjadi pilihan yang baik apabila memberikan fitur dan manfaat yang sebanding dengan kebutuhan perusahaan.

Karena itu, lakukan perbandingan berdasarkan total biaya dan manfaat, bukan hanya harga awal.

6. Pastikan Software Dapat Berkembang Bersama Bisnis

Bisnis yang berkembang akan memiliki kebutuhan yang semakin kompleks. Jumlah transaksi meningkat, karyawan bertambah, pelanggan semakin banyak, dan mungkin perusahaan membuka cabang baru.

Software akuntansi yang dipilih sebaiknya mampu mengikuti perkembangan tersebut.

Misalnya, apabila saat ini perusahaan hanya memiliki satu pengguna, pertimbangkan apakah nantinya software dapat digunakan oleh beberapa pengguna. Jika perusahaan berencana membuka cabang, periksa apakah tersedia fitur multi-cabang.

Dengan memilih software yang fleksibel, perusahaan tidak perlu terlalu cepat mengganti sistem ketika bisnis berkembang.

7. Periksa Dukungan dan Layanan Pelanggan

Ketika menggunakan software akuntansi, masalah teknis mungkin saja terjadi. Pengguna dapat mengalami kesulitan dalam memahami fitur atau menemukan kesalahan dalam proses input.

Karena itu, layanan pelanggan dan dukungan teknis menjadi faktor yang penting.

Cari tahu apakah penyedia menyediakan customer service, tutorial, dokumentasi, pelatihan, atau bantuan teknis. Perhatikan pula bagaimana mekanisme penanganan masalah apabila terjadi gangguan pada sistem.

Dukungan yang baik akan membantu perusahaan menggunakan software secara optimal.

8. Perhatikan Kemampuan Integrasi

Perusahaan modern biasanya menggunakan lebih dari satu sistem. Selain software akuntansi, perusahaan mungkin menggunakan sistem penjualan, persediaan, payroll, marketplace, perbankan, atau aplikasi lainnya.

Karena itu, kemampuan integrasi dapat menjadi pertimbangan penting.

Software yang dapat terhubung dengan sistem lain dapat membantu mengurangi pekerjaan input data secara berulang. Integrasi juga dapat mengurangi risiko kesalahan akibat pemindahan data secara manual.

Namun, integrasi tetap harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tidak semua bisnis membutuhkan sistem yang sangat kompleks.

9. Pastikan Laporan Keuangan Sesuai Kebutuhan

Salah satu tujuan utama penggunaan software akuntansi adalah menghasilkan informasi keuangan yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

Oleh karena itu, periksa jenis laporan yang dapat dihasilkan oleh software.

Minimal, perusahaan perlu mempertimbangkan ketersediaan laporan seperti laba rugi, neraca, arus kas, piutang, utang, penjualan, pembelian, dan persediaan.

Laporan tersebut sebaiknya dapat disajikan secara mudah dipahami dan dapat digunakan oleh pemilik usaha maupun bagian keuangan.

10. Jangan Lupakan Faktor Sumber Daya Manusia

Software akuntansi hanyalah alat. Data yang dihasilkan tetap bergantung pada kualitas pencatatan dan penggunaannya.

Jika transaksi tidak dicatat secara lengkap atau salah memasukkan akun, laporan yang dihasilkan juga dapat menjadi tidak akurat.

Oleh sebab itu, perusahaan perlu menyiapkan sumber daya manusia yang memahami dasar-dasar akuntansi dan cara menggunakan software.

Apabila diperlukan, perusahaan dapat meminta bantuan jasa pembukuan atau konsultan akuntansi untuk membantu proses awal penerapan sistem, menyusun prosedur pencatatan, dan memberikan pendampingan kepada pengguna.

Kesimpulan

Memilih software akuntansi tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan harga atau popularitas sebuah aplikasi. Perusahaan perlu melihat kebutuhan bisnis secara menyeluruh, mulai dari fitur, kemudahan penggunaan, keamanan data, biaya, dukungan teknis, kemampuan integrasi, hingga kemampuan software mengikuti perkembangan perusahaan.

Software akuntansi yang tepat dapat membantu perusahaan melakukan pencatatan transaksi dengan lebih teratur, memperoleh laporan keuangan lebih cepat, mengurangi pekerjaan administratif, dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Sebaliknya, pemilihan software yang tidak sesuai dapat menyebabkan biaya tambahan dan menyulitkan proses kerja.

Karena itu, sebelum menentukan pilihan, lakukan evaluasi kebutuhan perusahaan terlebih dahulu. Bandingkan beberapa alternatif dan pertimbangkan manfaat jangka panjangnya.

Bagi UMKM dan perusahaan di Bandar Lampung dan sekitarnya yang membutuhkan pendampingan dalam pembukuan, penyusunan laporan keuangan, konsultasi akuntansi, maupun penerapan sistem informasi akuntansi, KJA Idris Asmuni siap membantu menyesuaikan sistem pengelolaan keuangan dengan kebutuhan bisnis Anda.

Pilih software akuntansi sesuai kebutuhan, gunakan secara konsisten, dan jadikan informasi keuangan sebagai dasar untuk mengembangkan bisnis secara lebih terarah.